Retensi rekam medis adalah kegiatan memisahkan dokumen rekam medis antara yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif lagi (inaktif), dimana dokumen aktif merupakan dokumen yang masih digunakan untuk pelayanan rumah sakit sedangkan dokumen rekam medis inaktif merupakan dokumen yang sudah digunakan terhitung setelah lima tahun terakhir pasien berobat.
Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam melakukan penyusutan dokumen biasanya menimbang kepada hal berikut ini :
Tujuan Retensi Rekam Medis
Menurut Dirjen Yanmed (2006;99) tujuan dari retensi adalah :
Kegiatan retensi ini dilakukan secara periodik atau berkala oleh petugas filing dimana petugas filing akan memisahkan dokumen yang telah diretensi dengan dokumen rekam medis aktif, lalu diurutkan sesuai dengan tanggal terakhir berobat.
Langkah–langkah Retensi Rekam Medis
Dalam melakukan retensi, langkah–langkah yang harus diperhatikan adalah :
Ketentuan Retensi Rekam Medis
Rumah sakit/ fasilitas kesehatan juga bisa membuat ketentuan sendiri terkait dengan jadwal retensi, misalnya untuk dokumen rekam medis anak-anak. Selain itu, sesuai dengan kebutuhan rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan yang bersangkutan dapat pula membuat ketentuan lain untuk kepentingan antara lain:
Menurut surat edaran YanMed No.HK.00.06.1.501160 tahun 1995. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah: “Merupakan daftar yang berisikan sekurang-kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanan sesuai kegunaan. Jadwal Retensi Arsip (JRA) disusun oleh komite medis dan unit rekam medis dengan persetujuan direktur rumah sakit”
Nilai Guna Formulir Rekam Medis
Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan. Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh tim pemusnah dokumen rekam medis yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit atau pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Tata cara penilaian formulir rekam medis dengan cara berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif. Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif antara lain :
Formulir Rekam Medis yang diabadikan
Sistem Pemusnahan/Pengabadian Dokumen Rekam Medis
Adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenal lagi isi maupun bentuknya. Sebagai media penyimpanan dapat menggunakan scanner dan mikrofilm sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Ketentuan Pemusnahan
Referensi:
Dirjen Yanmed Depkes RI, 2006, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis di Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II
Permenkes RI No. 269/ Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis
https://www.arsipmu.com/retensi-pada-dokumen-rekam-medis/
http://parlanjogja.blogspot.com/2015/02/penyusutanretensi-berkas-rekam-medis-di.html
https://aepnurulhidayat.wordpress.com/2019/05/21/retensi-rekam-medis/
Sumber Foto:
http://parlanjogja.blogspot.com/2015/02/penyusutanretensi-berkas-rekam-medis-di.html