Peninjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesi Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 menyatakan bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis memiliki arti yaitu himpunan mengenai identitas, hasil pemeriksaan, hasil amnesis dan berbagai macam catatan mengenai segala pelayanan kesehatan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan. Menurut Huffman (1999) mengatakan bahwa Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan kondisi, riwayat penyakit dan pengobatan yang telah dilakukan sebelumnya. Terdapat pendapat lain yang diutarakan oleh IDI (Ikatan Dokter Indonesia mengenai rekam medis yaitu suatu gambaran mengenai berbagai aktivitas pelayanan yang dilakukan oleh petugas kesehatan kepada seorang pasien. Dapat disimpulkan bahwa rekam medis adalah pelayanan kesehatan berupa dokumen berkaitan mengenai identitas pasien, kondisi, riwayat penyakit, hasil pemeriksaan dan pengobatan yang diberikan kepada pasien.

Sistem pengelolaan rekam medis terdiri dari beberapa subsistem, yaitu dimulai dari  tempat penerimaan pasien (membuat atau menyiapkan berkas rekam medis), dilanjutkan dengan  assembling, coding, indexing dan filing . Menurut Savitri (2011) Pada subsistem filing  dilakukannya penyimpanan dan pengembalian kembali rekam medis. Kegiatan penyimpanan dan pengembalian berkas bertujuan untuk memberikan kemudahan petugas kesehatan untuk : (1) melindungi  dokumen dari bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologis. (2) mempermudah dan mempercepat ditemukannya kembali dokumen yang telah disimpan dalam rak filing . (3) Mempermudah saat menyimpan dan mengembalikan. Filing  merupakan kegiatan penyimpanan dokumen dan penataan yang bertujuan untuk mempermudah retrieval atau penyimpanan kembali (Rustiyanto dan Rahayu, 2011).

Sistem penyimpanan (Filing ) dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan dua cara penyimpanan yaitu sistem sentralisasi dan desentralisasi. Sistem sentralisasi  adalah penyimpanan dokumen rekam medis dalam satu kesatuan. Contoh : formulir-formulir rekam medis saat rawat jalan dan rawat inap seorang pasien menjadi dalam satu folder. Sistem sentralisasi memiliki kelebihan seperti : (1) informasi data pasien memiliki kesinambungan karena bersatu sehingga memudahkan untuk membacanya. (2) mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan. (3) mengurangi jumlah biaya untuk peralatan dan ruangan. (4) efisiensi kerja petugas kesehatan. Kekurangan dari sistem sentralisasi seperti : (1) Petugas kesehatan kesulitan karena harus mengurus lebih banyak dokumen dan (2) ruang filing  harus jaga 24 jam bila dibutuhkan oleh pelayanan UGD. Sistem desentralisasi adalah kegiatan penyimpanan untuk memisahkan dokumen rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat seorang pasien. Sistem desentralisasi memiliki kelebihan yaitu efisiensi waktu dan beban kerja berkurang. Sementara itu terdapat kekurangan dalam sistem desentralisasi yaitu terjadi duplikasi dan memerlukan biaya lebih.

Pemeliharaan sistem penyimpanan dokumen rekam medis merupakan suatu usaha yang dilakukan untuk melindungi dari kerusakan fisik dan hal-hal yang terdapat di dalam rekam medis tersebut. Rekam medis adalah dokumen penting yang dimiliki rumah sakit. Oleh karena itu, melindungi dokumen rekam medis pasien dapat dilakukan dengan cara pemeliharaan. Salah satu penunjang untuk menjaga dokumen rekam medis dalam subsistem filing  adalah ruang filing . Pemeliharaan ruang filing  dapat dilakukan seperti memastikan keamanan ruang filing  agar terhindar dari pencurian dokumen rekam medis, menyediakan rak filing , menyediakan peralatan filing  yang dapat mencegah dari kerusakan fisik, kimiawi dan biologis, menghindari kebocoran air saat terjadi hujan di ruang filing , menyediakan alat pemadam kebakaran dan kebersihan di dalam ruang filing.

Penelitian terdahulu mengenai Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan dan Pemeliharaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta Tahun 2012 menyatakan bahwa pemeliharaan rekam medis perlu ditunjang dengan sistem keamanan, dan pemeliharaan gedung untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan (Nadya Hairani, 2012). Sedangkan hasil penelitian Ni Putu Tika Pramesti (2014) tentang Pemeliharaan Rekam Medis Inaktif Pasien Jiwa Di RSJ Grhasia DIY untuk Pemeliharaan dokumen rekam medis inaktif masih ditemukan beberapa kendala antara lain belum maksimalnya pemeliharaan rekam medis karena belum ada Standart Operasional Prosedur yang mengatur tentang pemeliharaan rekam medis, maka pelaksanaan pemeliharaan yang dilakukan masih dengan cara yang sederhana, belum memiliki job description pemeliharaan dokumen rekam medis, kurangnya ruang dan rak penyimpanan rekam medis inaktif, belum memiliki penanggung jawab, suhu ruangan tidak pernah dipantau dan tidak memiliki alat pemadam api ringan.

Referensi:

Nadya, H. (2012). Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan Dan Pemeliharaan Rekam Medis Di RSUD Tarakan. Skripsi. Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia. Diakses pada Tanggal 27 September 2022

Ni, Pramesti. (2014). Pemeliharaan Rekam Medis Inaktif Pasien Jiwa di RSJ grhasia DIY. https://etd.repository.ugm.ac.id/index.ph p?mod=penelitian_detail&sub=Peneliti anDetail&act=view&typ=html&buku_i d=71997 . Di akses pada tanggal 27 September 2022

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.269/Menkes/Per/II/2008. Tentang Rekam Medis. Jakarta: Kemenkes RI.

Rustiyanto, E, Rahayu, WA. (2011). Manajemen Filing  Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.

Utomo, L.(2015) Pengelolaan Rekam Medis Dan Informasi Kesehatandi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sardjito Yogyakarta. https://www.academia.edu/30987481/Tinjauan_Terhadap_Sistem_dan_Sub_Sistem_Rekam_Medis. Di akses tanggal 27 September 2022.

Sumber Foto: Dokumentasi pribadi